Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) w polskim systemie prawnym obok spółki akcyjnej oraz prostej spółki akcyjnej jest jednym z trzech typów spółek kapitałowych prawa handlowego. Jest ona jednocześnie najczęściej wybieraną spółką prawa handlowego w ogóle stanowiąc popularną formę prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Co istotne spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można utworzyć zarówno samodzielnie (jednoosobowa spółka z o.o.) jak i we współpracy z innymi podmiotami. Spółka z o.o. pozwala na ograniczenie (wyłączenie) odpowiedzialności jej wspólników oraz swobodne, acz nie dowolne kształtowanie ram jej funkcjonowania i reprezentacji. W procesie utworzenia Spółki jednym z najważniejszych elementów obok wyboru właściwego wspólnika lub wspólników jest sporządzenie i zawarcie umowy spółki (w przypadku występowania co najmniej dwóch wspólników) lub aktu założycielskiego (w przypadku, gdy mówimy o spółce jednoosobowej).
Umowa spółki dla swojej ważności wymaga formy aktu notarialnego, chyba że spółka zakładana jest elektronicznie przez system S24, to wówczas umowa stworzona z wykorzystaniem wzorców znajdujących się w tym systemie może być zawarta w wersji elektronicznej.
Umowa spółki lub jej akt założycielski określa zasady funkcjonowania i zarządzania spółką kształtując jej status prawny. Ma więc ona kluczowe znaczenie w procesie tworzenia, funkcjonowania oraz likwidacji Spółki. Dlatego przed jej zawarciem warto dobrze przemyśleć jakie postanowienia zawrzeć w treści umowy spółki. Właściwie przygotowana umowa jest fundamentem prawidłowej współpracy wspólników oraz zarządu i pozwala na ograniczenie potencjalnych pól do sporów w przyszłości, o czym będę pisał w kolejnych artykułach.
Należy więc zadać sobie pytania o to jakiego rodzaju postanowienia trzeba lub warto wprowadzić do umowy spółki.
I Elementy obowiązkowe
W pierwszej kolejności należy w ślad za treścią art. 157 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych podnieść, że obowiązkowymi elementarni umowy spółki jest określenie:
- firmy i siedziby spółki,
- przedmiotu działalności spółki;
- wysokości kapitału zakładowego;
- czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
- liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony
- Firma, siedziba, przedmiot działalności, czas trwania spółki
Przechodząc do krótkiego wyjaśnienia obowiązkowych elementów umowy wskazuję, że umowa musi zawierać pełne dane identyfikacyjne spółki pozwalające na jej odróżnienie od innych podmiotów prawa. Mowa tutaj o firmie, przez którą rozumiemy nazwę spółki, siedzibie, którą jest miejscowość, a nie konkretny adres w danej miejscowości oraz informacje o przedmiocie działalności, którą ma realizować spółka.
Co istotne, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, mimo że zazwyczaj jest zakładana celem prowadzenia działalności gospodarczej, to może zostać utworzona dla każdego celu prawnie dopuszczalnego. Tym samym określenie przedmiotu działalności spółki powinno odpowiadać na pytanie czym ma zajmować się spółka. Jeżeli ze spółki chcemy korzystać celem prowadzenia działalności gospodarczej, to zalecam, by jako przedmiot jej działalności wskazywać konkretne kody PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności), Mowa tutaj jednak o konkretnych symbolach, a nie poszczególnych działach, grupach lub klasach (Przykład – wskazujemy kod 45.11.Z Sprzedaż hurtowa i detaliczna samochodów osobowych i furgonetek, zamiast 45.1. Sprzedaż hurtowa i detaliczna pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli). Prawidłowe określenie powyższych elementów est to kluczowe dla jednoznacznej identyfikacji spółki i jej zakresu działania.
Jeżeli strony chcą, by spółka była zawierana na czas określony, muszą to wskazać w treści umowy spółki. W przeciwnym wypadku umowa będzie zawierana na czas nieokreślony. Co ważne, jeżeli umowa spółki zawierana na czas życia wspólnika, to wówczas uznaje się, że została zawarta na czas nieoznaczony.
- Kapitał zakładowy
Obowiązkowy minimalny kapitał zakładowy w spółce z o.o. wynosi 5.000,00 zł i może przybrać formę pieniężną lub niepieniężną bądź mieszaną (część kapitału wnosimy w pieniądzu część w innej formie). Wkład niepieniężny nazywamy aportem. Musi on posiadać wartość majątkową wyrażoną w pieniądzu. Wkładem niepieniężnym nie mogą być usługi, świadczenie pracy oraz prawa niezbywalne. Zgodnie z art. 158 § 1 KSH umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot aportu oraz osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian za wkład udziałów.
Często na etapie zakładania spółki wspólnicy zastanawiają się nad tym w jakiej kwocie określić kapitał zakładowy. Występuje w tym temacie wiele zdań, niemniej moim zdaniem kapitał zakładowy powinien zostać ustanowiony co najmniej w takiej kwocie, jaką wspólnicy przewidują, że będzie konieczna na pierwszym etapie funkcjonowania spółki dla jej swobodnego działania (co najmniej kilka miesięcy, do planowanego czasu uzyskania przychodu z działalności pokrywającego jej koszty). Tym samym, jeżeli wspólnicy planują szereg inwestycji lub działalność spółki będzie wiązała się z wysoką kapitałochłonnością lub planowany termin rozpoczęcia uzyskiwania przychodu będzie dłuższy, to zasadne będzie ustalenie kapitału zakładowego w wyższej kwocie niźli w przypadku, w którym zakładana spółka nie planuje ponoszenia większych kosztów w związku z rozpoczęciem jej działalności.
- Określenie charakteru udziałów
Na kapitał zakładowy składają się udziały należące do wspólników. Pisząc umowę spółki wspólnicy mogą podjąć decyzję, czy każdy z nich będzie posiadał jeden udział, czy też większą ilość udziałów. Jeżeli wspólnicy wybiorą pierwszy z ww. wariantów, to każdy z nich będzie posiadał jeden udział, przy czym wartość udziału każdego ze wspólników może (i często bywa) inna. W przypadku, w którym wspólnicy podejmą decyzję, że każdy z nich może mieć więcej niż jeden udział, to wówczas wartość każdego udziału musi być jednakowa, przy czym każdy ze wspólników może mieć inną ilość udziałów. Należy jednak pamiętać, że minimalna nominalna wysokość udziału, to 50,00 zł.
Suma udziałów i ich wartości musi się równać wysokości kapitału zakładowego spółki. Mówimy rzecz jasna o wartości nominalnej, bowiem rzeczywista wartość udziałów w spółce będzie zmienna w czasie i zależna od wielu czynników, w tym stanu wypłacalności spółki.
II Elementy nieobowiązkowe
KSH w zakresie organizacji i funkcjonowania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością w znacznej części posługuje się przepisami względnie obowiązującymi, które będą znajdowały zastosowanie w przypadku, w których wspólnicy w treści umowy spółki nie wprowadzą odrębnych zasad w powyższym zakresie. W zależności od okoliczności pewne zmiany zasad funkcjonowania spółek mogą być dla wspólników korzystne, choć nieobowiązkowe. Warto wiec zapoznać się z kilkoma pomysłami dotyczącymi zmian w treści umów spółek, które można wprowadzić.
- Zagadnienia dotyczące organów spółki
W skład organów spółki wchodzi Zgromadzenie Wspólników oraz Zarząd. Wspólnicy mogą powołać Radę Nadzorczą lub Komisję Rewizyjną. W spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000,00 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu Rada Nadzorcza lub Komisja Rewizyjna jest obowiązkowa. W pozostałych przypadkach decyzja w zakresie powoływania bądź braku powoływania organu nadzoru pozostaje do dyspozycji wspólników i powinna zostać dobrze przemyślana przed zawarciem umowy. Celem powołania organu nadzoru jest zinstytucjonowanie sposobu prowadzenia kontroli prawidłowości i rzetelności działalności zarządu, co może ułatwić mechanizm podejmowania strategicznych decyzji w spółce. Powołanie organu nadzoru będzie również wiązało się z wyższymi kosztami oraz większym formalizmem w strukturze spółki.
Z zagadnień, które warto wprowadzić do umowy spółki w zakresie dotyczącym jej organów to określenie sposobu powoływania i odwoływania członków zarządu, a także przypadki utraty przez nich mandatu do sprawowania funkcji. Zasadne będzie również określenie kompetencji członków zarządu, ich odpowiedzialności a także zasady prowadzenia spraw spółki oraz reprezentacji spółki. Warto też wskazać w treści umowy spółki, ile osób ma wchodzić w skład zarządu oraz organu nadzorczego. Zachęcam również do określenia w treści umowy spółki długości trwania kadencji członków zarządu, gdyż ma ona wpływ na mandat tych członków zarządu uprawniający ich do sprawowania piastowanej funkcji. Zagadnienie kadencji członków zarządu oraz ich mandatu do sprawowania funkcji jest jednak na tyle ważne i konfliktogenne, że wymaga osobnego wpisu.
Korzystne może być również określenie w umowie spółki szczegółowych praw i obowiązków wspólników, w tym ich udziału w zyskach, obowiązku pokrywania strat i wnoszenia dopłat, a także prawa głosu na zgromadzeniu wspólników. W tym kontekście warto rozważyć nałożenie na wspólników obowiązku powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz spółki, o których mowa w art. 176 KSH, z tytułu których wspólnik może otrzymać wynagrodzenie opodatkowane na zasadach ogólnych i nierodzące obowiązku płacenia składek do ZUS.
Interesujące dla wspólników w pewnych sytuacjach może być też określenie sposobu zwoływania, przebiegu oraz podejmowania decyzji na zgromadzeniach wspólników, o ile chcą oni by nie znajdywały zastosowania przepisy KSH regulujące te okoliczności.
- Sprzedaż i obciążanie udziałów, udział a wspólność majątkowa wspólnika
W treści umowy spółki warto określić zasady dokonywania zmian własnościowych w spółce. Udziały co do zasady są zbywalne, choć wspólnicy mogą czasowo wyłączyć możliwość sprzedaży udziałów. Umowa może jednak określać pewne ograniczenia wspólników uzależniając ważność sprzedaży udziałów od uzyskania zgody spółki, której co do zasady udziela zarząd, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej. Umowa spółki może także nadawać pozostałym wspólnikom prawo pierwszeństwa nabycia lub pierwokupu udziałów. Wspólnicy mogą tutaj kreować inne ograniczenia i obostrzenia, oczywiście z zachowaniem warunków swobody umów, o których mowa w art. 3531 Kodeksu Cywilnego.
Wspólnicy mogą w treści umowy spółki ustalić dopuszczalność oraz zasady obciążania udziałów, w tym np. prawem zastawu, a także określić zasady funkcjonowania spółki w przypadku, w którym udział zostanie obciążony. Pozwala to na uniknięcie szeregu problemów na etapie prowadzenia spółki w przyszłości.
Umowa spółki może ograniczyć lub wyłączyć wstąpienie do spółki współmałżonka wspólnika w przypadku, gdy udział lub udziały są objęte wspólnością majątkową małżeńską.
- Sukcesja na wypadek śmierci wspólnika
Często pomijanym zagadnieniem, o którym wspólnicy zapominają, a które może rodzić spory w przyszłości jest określenie przez wspólników co się stanie z udziałami wspólnika w przypadku, w którym taki wspólnik umrze w toku funkcjonowania spółki. Otóż w przypadku braku odmiennego określenia tych kwestii w umowie spółki na miejsce zmarłego wspólnika mogą wstąpić jego spadkobiercy, co nie zawsze musi być po myśli pozostałych wspólników.
Umowa spółki może ograniczyć lub wyłączyć wstąpienie do spółki spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika. Dlatego warto na etapie tworzenia umowy uwzględnić i to zagadnienie.
- Umożliwienie umorzenia udziałów lub zwrotu wkładu
Umorzenie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może nastąpić tylko wówczas, gdy zostało przewidziane w umowie i jako takie może stanowić jeden ze sposobów wystąpienia wspólnika ze spółki (wspólnik chce wystąpić ze spółki, ale z różnych powodów nie chce sprzedawać swoich udziałów lub pozostali wspólnicy nie chcą ich zakupić, wówczas udziały takie mogą podlegać umorzeniu). W wyniku umorzenia kapitał zakładowy spółki nie może stać się mniejszy niż 5.000,00 zł, a wartość udziału być niższa niż 50,00 zł. Umorzenie może przybrać formę umorzenia dobrowolnego, tj. za zgodą wspólnika, którego udziały podlegają umorzeniu lub przymusowego, czyli bez zgody wspólnika.
- Określenie zasad głosowania i określenie udziału w zysku spółki, umożliwienie wypłaty zaliczek na poczet dywidendy
KSH umożliwia uprzywilejowanie udziałów co do głosu lub co do dywidendy (prawa do zysku) oraz szczegółowo opisuje zasady głosowania wspólników. W spółce z o.o. „głosuje się udziałami”, tj. o przyjęciu lub odrzuceniu danej uchwały (decyzji) na zgromadzeniu wspólników w przeciwieństwie do większości spółek osobowych decyduje nie ilość wspólników głosujących za lub przeciw, a ilość (lub wartość) udziałów, które ci głosujący wspólnicy posiadają. Wspólnicy w treści umowy spółki mogą modyfikować ogólne zasady głosowania.
Wspólnicy w treści umowy spółki mogą również określić jaki będzie udział wspólników w zysku. Co do zasady wysokość zysku będzie uzależniona od ilości i wartości udziałów wspólnika składających się na kapitał zakładowy spółki. Celem wyeliminowania nieporozumień chcę w tym miejscu podkreślić, że czym innym jest określenie sposobu podziału zysku w treści umowy spółki, a czym innym podjęcie przez Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników uchwały w przedmiocie przeznaczenia wyniku finansowego uzyskanego przez spółkę w poprzednim roku obrotowym. (Z treści umowy może wynikać że wspólnik A ma prawo do 40% zysku, a wspólnik B prawo do 60% zysku, natomiast ci wspólnicy działając na Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników mogą np. przeznaczyć wypracowany zysk na kapitał zapasowy, a nie do podziału pomiędzy nich)
Wspólnicy mają prawo w treści umowy spółki wprowadzić postanowienia umożliwiające dokonywanie wypłat zaliczek dla wspólników na poczet dywidendy oraz określania zasad ich wypłaty. Co do zasady bowiem dywidenda należy się wspólnikom dopiero po zakończeniu roku i po podjęciu na Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników uchwały o przeznaczeniu zysku do wypłaty dla wspólników.
- Wyłączenie pewnych obowiązków
Wspólnicy w treści umowy spółki mogą wyłączyć pewne obowiązki wyznaczone treścią KSH. Często stosowane jest tutaj np. wyłączenie wymogu uzyskania zgody Zgromadzenia Wspólników na zaciągnięcie przez spółkę (zarząd) zobowiązania lub rozporządzenie prawem o wartości dwukrotnie przewyższającej wartość kapitału zakładowego.
- Obowiązek wnoszenia dopłat i dodatkowe zobowiązania wspólników
Umowa spółki może nakładać na wspólników dodatkowe obowiązki, w tym obowiązek wnoszenia dopłat do spółki w wysokości i na zasadach wskazanych w tej umowie. Dopłaty stanowią zobowiązanie wspólnika do dokonania płatności na rzecz spółki w granicach liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału. Płatności są dokonywane na kapitał zapasowy spółki, a o obowiązku ich wnoszenia decyduje co do zasady Zgromadzenie Wspólników uchwałą. Tym samym wpisanie do umowy postanowień dotyczących dopłat może być pułapką dla mniej zamożnych wspólników, a ryzyko podjęcia uchwały o ich wniesieniu elementem dyscyplinowania części wspólników.
- Określenie roku obrotowego spółki i terminu zakończenia pierwszego roku obrotowego spółki
Co do zasady rok obrotowy spółki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym. Strony mogą jednak określić go w inny sposób. Pewnym ułatwieniem dla spółek jest to, że jeżeli spółka jest zakładana w drugiej połowie roku (od 1 lipca), to w treści umowy spółki można wprowadzić postanowienie, że pierwszy rok obrotowy zakończy się nie z końcem roku kalendarzowego, w którym zakłada się spółkę, a z końcem kolejnego roku. (Przykład zakładamy spółkę we wrześniu 2023 r., wówczas jako koniec pierwszego roku obrotowego możemy wskazać dzień 31 grudnia 2023 r. lub 31 grudnia 2024 r.)
- Likwidacja spółki
Umowa spółki może również zawierać postanowienia dotyczące warunków rozwiązania spółki i jej likwidacji, w tym zasad podział jej majątku po likwidacji.
III Podsumowanie
Umowa spółki z o.o. lub jej akt założycielski jest obok KSH najistotniejszym źródłem prawa wyznaczającego ramy funkcjonowania spółki oraz jej ustrój. Dobrze skonstruowana umowa spółki zabezpiecza tak spółkę jak i jej wspólników przed szeregiem zagrożeń i pozwala na najdogodniejsze dla wspólników ukształtowanie zasad, w oparciu o które spółka działa. Z kolei błędy w treści umowy spółki potrafią mieć niezwykle niekorzystne konsekwencje tak dla wspólników jak i dla samej spółki. Każdy przedsiębiorca rozważający utworzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinien zwrócić szczególną uwagę na dokładne i kompleksowe opracowanie umowy spółki lub aktu założycielskiego, a w razie potrzeby skorzystać we współpracy z doświadczonym prawnikiem specjalizującym się w prawie spółek.
